Toelating tot de vereniging

In de wet staat dat het bestuur beslist omtrent toelating tot de vereniging. Wel belangrijk is dat het gehele bestuur besluit, geagendeerd en genotuleerd in een bestuursvergadering. Dus niet alleen het dagelijks bestuur.

Natuurlijk kijkt een bestuur of een kandidaat aan de vereisten voor lidmaatschap voldoet, zoals die genoemd worden in de reglementen. Is uw vereniging gevestigd in een stad met meerdere parken, dan kan het zinvol zijn om de kandidaat een document te laten ondertekenen waarin deze verklaart niet eerder te zijn opgezegd of ontzegt bij een andere vereniging, en toestemming geeft om dit te controleren.

 

Er kunnen redenen zijn om iemand te weigeren, bijvoorbeeld als deze aangeeft het niet eens te zijn met verenigingsregels, of aangeeft geen interesse in het verenigingsleven te hebben.

Een bestuur is niet verplicht om een afwijzing te motiveren, of de kandidaat de gelegenheid te geven hiertegen bezwaar te maken op een algemene (leden)vergadering, tenzij uw reglementen dit voorschrijven.

Moet een vereniging een geschonken tuinhuisje aanvaarden?

U bent zeker niet verplicht een dergelijk “cadeau” te aanvaarden. U kunt een net (aangetekend) briefje terugsturen waarin u zoiets zegt: “We maken geen gebruik van uw aanbod, omdat ons dat geld kost. Daarom moet u gewoon volgens de verenigingsreglementen handelen. U levert de tuin zwart op, of wij ruimen het huisje op, op uw kosten.” Geef daarbij een uiterste datum (4 weken na dagtekening) waarop de tuin schoon moet zijn. Als er niets gebeurt, dan stuurt u weer een brief, nu met 10 dagen termijn. Gebeurt er weer niets, dan ruimt u op en stuurt haar de rekening.

Wat te doen als een tuinlid berichten en post van de vereniging negeert. 

 

  • Stuur tegelijk een reguliere brief en een aangetekende, schuif de brief onder de deur door van het tuinhuisje, plak hem in een plastic mapje op de deur; 

  • Zend een fax indien zowel u, als de ontvanger een faxmachine hebben. Tegenwoordig is dat echter nauwelijks meer het geval en worden faxen vrijwel enkel nog door juristen gebruikt. Bijkomend voordeel van de fax is, dat er kan worden bewezen wat er precies is gefaxt;

  • Nog een mogelijkheid tot contact, is als er een bankrekening bekend is. Dan kun je 0,01 cent overmaken en bij de mededelingen een bericht plaatsen; 

  • Brief overhandigen aan de deur in aanwezigheid van getuigen (wijkagent, buren) en stimuleren tot openmaken. 

  • De ultieme mogelijkheid is het inschakelen van een deurwaarder. De deurwaarder levert de brief persoonlijk af of laat deze achter in de brievenbus. Hiervan maakt hij een exploot op, dat dwingendrechtelijk bewijs oplevert: de rechter kan er niet van afwijken. Kosten: hoog, reken op 50 tot 100 euro, dit kunt u in de meeste gevallen bij de tuinder in rekening brengen.

Overdracht aan erfgenaam 

Om dit goed te regelen, stelt u een document op, met plaats, datum, namen en handtekeningen van tuinder, erfgenaam en twee bestuursleden.:

“Hierbij verklaren … (tuinder) en … (erfgenaam) dat zij bij … (de tuinvereniging) kenbaar hebben gemaakt dat tuinder na zijn/ haar overlijden graag de tuin met opstallen overdraagt aan zijn/ haar erfgenaam.

Het bestuur heeft hierbij nota genomen van de intentie van tuinder om de tuin over te dragen aan de erfgenaam.

 

Na het overlijden dient de erfgenaam zich aan te melden als lid bij de vereniging. Dan heeft de vereniging zoals gebruikelijk een gesprek met hem/ haar, waarna de vereniging hem/ haar als lid kan accepteren. De gebruikelijke toelatingseisen gelden voor de erfgenaam.

 

Bij dit gesprek dient de erfgenaam aan te tonen dat hij/zij rechtmatig erfgenaam is; hetzij door inzage in testament, hetzij door inzage in erfrechtverklaring. De verenging

 

De vereniging behoudt zich het recht voor om de erfgenaam niet te accepteren als lid, als daar aanleiding toe is.

Met de afwijzing van het lidmaatschap kan de overdracht niet doorgaan, en zal de procedure verder gevolgd worden zoals vastgelegd in de verenigingsreglementen. “

Actie ondernemen bij misdragingen lid

Onder misdragingen vallen bijvoorbeeld vernieling, mishandeling/ geweld, seksuele intimidatie, diefstal, fraude en andere gevallen waarbij je ook aangifte bij de politie kan overwegen.

Mocht iets dergelijks voorvallen, probeer ten alle tijden rustig en zakelijk te blijven en trek niet te snel conclusies.

 

Neem direct contact op met de politie en doe aangifte. Neem ook zo snel mogelijk contact met het AVVN op. Wij zullen u dan helpen bij het op de juiste wijze schorsen van het betrokken lid/ de betrokken leden, en met u bekijken wat er verder moet gebeuren. Zo’n schorsing is voor de duur van 2-4 weken, zodat de gemoederen tot bedaren kunnen komen, en het bestuur tijd heeft om te praten met dader(s), slachtoffer(s) [hoor en wederhoor] en politie. Daarna kan het bestuur voor het einde van de schorsing tot een formeel bestuursbesluit komen over wat er verder moet gebeuren. Dit kunt u het beste in overleg met het AVVN doen.

Handhaven van regels

  • Als een lid zich niet aan de verenigingsregels houdt, laat dan niet te veel tijd verloren gaan voordat het lid daarop wordt aangesproken.

  • Ga er bij een eerste “overtreding” altijd vanuit, dat iemand wellicht niet alle regels kent dan wel weet hoe deze in de praktijk werken. Spreek iemand dan vriendelijk aan en wijs hem erop wat anders zou moeten. Geef het lid gelegenheid om een toelichting te geven en neem deze serieus. Deze vriendelijke gesprekken hoeven/moeten geen maanden te duren.

  • Afhankelijk van het probleem kan een bemiddeling via het AVVN worden overwogen om zo een lange juridische procedure te voorkomen.

  • Bij herhaling van een overtreding of bij herhaalde overtredingen is het verstandig om deze schriftelijk vast te leggen; bouw een dossier op. Als vriendelijke gesprekken niet hebben geholpen geef het lid dan duidelijk omschreven schriftelijk aan om welke overtredingen het gaat, waar de desbetreffende regels in de statuten en/of reglementen staan, op welke wijze het lid wel moet handelen en binnen welke termijn dit moet gebeuren.

  • De eerste brief is vriendelijk. Daarna moet de toonzetting duidelijker worden. De derde of vierde brief wordt een “ingebrekestelling” met een duidelijke termijn waarbinnen met aan de regels moet worden voldaan, wat betekent dat het lid de laatste waarschuwing krijgt alvorens door het bestuur passende maatregelen worden genomen. Deze maatregelen kunnen in het zwaarste geval beëindiging van het lidmaatschap door opzegging namens de vereniging of ontzetting/royement zijn.

  • Alvorens tot een formele ingebrekestelling over te gaan is het verstandig om de hele procedure door te nemen met het AVVN. In deze fase van de- procedure kan nog worden bijgestuurd als er procedurefouten zijn gemaakt.

  • Laat een dergelijk traject bij voorkeur niet langer dan een jaar/tuinseizoen duren.

Het lidmaatschap van een lid beëindigen

Volgens het verenigingsrecht kan een vereniging zowel een lid royeren (officieel: ontzetten uit het lidmaatschap), als zijn lidmaatschap opzeggen. Vaak staat in verenigingsreglementen niet of heel beknopt wanneer men voor welke optie kiest. U kunt hierover altijd even contact met het AVVN opnemen. We kunnen dan samen bekijken of het dossier op orde is, of de beslissing redelijk en billijk is of dat er nog andere mogelijkheden zijn, en of de juiste juridische route is gevolgd.

 

Hierbij kunt u denken aan:

  • Zend waarschuwingen altijd aangetekend en per gewone post;

  • Wordt een aangetekende brief bij u retour bezorgd, bewaar deze dan ongeopend in het dossier, zodat bewezen kan worden dat de brief is verzonden;

  • Zend altijd een laatste "ingebrekestelling" (deze term in de brief ook gebruiken), alvorens als bestuur een besluit tot royement te nemen;

  • Zend het besluit dat een lid is geroyeerd binnen 7 dagen naar het lid;

  • Vaak maken besturen de fout door aan de algemene vergadering een bevestiging te vragen van het royementsbesluit. Doe dit niet, als dit niet nadrukkelijk in de statuten is geregeld. De algemene vergadering wordt doorgaans uitsluitend geraadpleegd indien het geroyeerde lid in beroep gaat;

  • Maak afspraken met een geroyeerd lid over het onderhoud van zijn tuin. De tuin en het tuinhuis moeten in goede staat blijven om waardedaling te voorkomen.

  • Indien gewenst kunnen we brieven altijd even voor u nalezen voor verzending.

Hoe bouw je een dossier op?

Een dossier is een verzameling chronologisch geordende correspondentie, gespreksverslagen, algemene (leden)vergadering besluiten over deze zaak, foto’s of situatieschetsen, vaststellingsovereenkomsten, processtukken, processen verbaal, getuigenverklaringen, aantekeningen en bescheiden die op één zaak of persoon betrekking hebben.

 

Een bestuur wordt altijd geacht om bij problemen met bijvoorbeeld een lid alle zorgvuldigheid in acht te nemen en een goed dossier op te bouwen. Belangrijk daarbij is dat een bestuur zo objectief mogelijk blijft.

 

Download hier de handleiding voor het opbouwen van een dossier.